Transkript, öğrencilerin mezun oldukları ya da öğrenimlerini devam ettirdikleri okullarda eğitim süreleri boyunca almış oldukları derslerle ilgili detaylı bilgileri içeren belgedir. Transkript belgesinde öğrencinin aldığı derslerin isimleri, o derslerden aldığı notlar, dönem bilgileri gibi bilgiler yer alır. Ayrıca daha detaylı olarak derslerin kredi miktarlarını, not sistemlerini, derslerin haftada kaç saat olduğunu, proje gerekliliğini ve derslerin eğitim dillerini de içerebilir.
Transkript, öğrenim hayatı boyunca ya da sonrasında, pek çok yerde istenmesi nedeniyle önemli bir belgedir. Belge, öğrenciye ait olan kayıt bilgilerini her yarı yıla göre ayrı ayrı listelemektedir. Her derse, alındığı dönem içerisinde yer verilerek öğrencinin o derslerdeki başarı durumu ve not ortalamaları gösterilir. Derslerin AKTS bilgileri, not ortalamaları ve gerçekleştirilmiş ise staj bilgileri transkript içinde yer alır.
Transkript içerisinde yer alan bilgilerin listesi:
Dünyanın hemen her yerinde eğitimhayatı, çocukluk yıllarında başlayarak yirmili yaşların başlarına kadar devam eder. Eğitim hayatı boyunca öğrencilerin başarısını ölçmek için sınavlar yapılır. Bu sınavların neticesinde de öğrencilerin not durumları belirlenir. Belirlenen notlar ise çeşitli dokümanlarla belgelenir. İlkokullardan liselere kadar bu bilgilere okulların idari birimleri aracılığıyla ulaşılırken, üniversitelerde not bilgilerini transkript belgesi gösterir.
Öğrencilerin not dökümünü sağlayan transkript belgesini alabilmek için üç yöntem vardır. Bu yöntemlerden ilki üniversitelerin öğrenci işlerine başvurmaktır. Diğer yöntemler ise üniversitenin bilgi sistemine girmek ve e- devlet sistemini kullanmaktır.
Üniversite Öğrenci İşlerine Başvurmak: Öğrencilerin sıklıkla kullandıkları yöntemdir. Yüksek öğrenim süresi boyunca çeşitli işleri için öğrenci işlerini kullanan öğrencilerin transkript işlerinde de öğrenci işlerinden yardım almaları gerekir. Bazı üniversitelerde belge için talepte bulunmadan önce öğrenci işlerinden randevu alınması gerekmektedir. Mağduriyet yaşamak istemeyen kişiler bu durumu göz önünde bulundurmalıdır. Transkript belgesinin hazırlanması ve yetkililere onaylattırılması gerektiği için bu uygulama sıklıkla kullanılmaktadır.
Üniversite Bilgi Sistemi Üzerinden Başvuru Yapmak: Dijitalleşmenin çoğalmasıyla birlikte resmi belgelerin de dijital ortamda ulaşılabilirliği artmaktadır. Bu nedenle üniversitelerin kendilerine ait bilgi sistemlerine kullanıcı adı ve şifre ile girilerek transkript başvurusu yapılabilmektedir. Ancak bu şekilde internet üzerinden elde edilen belgeler genellikle örnek şekilde olmaktadır. Kurumlara yapılacak başvurular için damgalı ve imzalı belgelerin kullanılması gerekmektedir. Böyle bir durumda transkript belgesini üniversite öğrenci işlerinden alarak ilgili bölümlere imzalatmak ve onaylatmak önemlidir.
E- Devlet Üzerinden Almak: Günümüzde e- devlet sistemi üzerinden pek çok farklı hizmeti alabilmek mümkündür. Bu hizmetlerin yanına gün geçtikçe yeni hizmetler dahil olmaktadır. Bu hizmetlerden biri de transkript belgesini e- devlet üzerinden alabilmektir. Şu anda bu hizmeti veren üniversite sayısı oldukça kısıtlı olsa da üniversitelerin altyapılarını hazırlamaları ve dijital belge paylaşımlarını arttırmaları ile birlikte bu hizmetin alanı genişlemektedir. 2020 yılının ocak ayı itibariyle e- devlet üzerinden bu belgenin alınabilmesinin mümkün olduğu üniversiteler şu şekildedir; Ankara Üniversitesi, Ahmet Yesevi Üniversitesi, Bayburt Üniversitesi, Erzurum Teknik Üniversitesi.
Açık Öğretim Fakültesinde öğrenim gören ya da mezun olan kişiler transkript belgesi almak için Açık Öğretim Bürolarına başvurmalıdır. Açık Öğretim Büroları tarafından verilen belgeler görevliler tarafından onaylanarak ve mühürlenerek öğrencilere teslim edilmektedir. Böylece belge, isteyen kuruma doğrudan teslim edilebilmektedir.
Öğrencilerin ve mezunların not dökümünü sağlayan transkript belgesi, bu kişilerin çeşitli işlemlerini gerçekleştirebilmeleri ve kurumlara farklı nedenlerle yapmaları gereken başvurular için gereklidir. Eğitimine devam eden öğrenciler burs başvurularında bulunurken başarı durumlarını kanıtlayabilmek için bu belgeleri kullanırlar.
Yine öğrencilik süreci devam ederken staj başvuru yapmak isteyen öğrencilerden okullarındaki durumları hakkında fikir vermesi amacıyla not döküm belgesi istenmektedir. Öğrenciler de okullarından aldıkları transkriptleri başvuru yaptıkları şirketlere vermektedir. Yeni mezun olan ve henüz geçici diplomasını alamayan kişiler, iş başvuruları yaparken bu belgeleri kullanmaktadır. Böylece mezuniyet durumunu kanıtlayabilmektedir.
Erkek mezunların askerlik tecil işlemlerinde ve bazı erteleme gerektiren durumlarda kullandıkları en önemli belgedir. 2 yıllık ön lisans bölümlerinden dikey geçiş yaparak lisans programlarına dahil olan öğrencilerin önceki okullarında aldıkları dersleri belgelemek için de transkript kullanılmaktadır. Böylece lisans programlarına tam uyumluluk sağlayacak şekilde ders programları ayarlanmaktadır.
Lisans programlarından mezun olduktan sonra akademik kariyerini sürdürmeyi hedefleyen kişilerin yüksek lisans başvurularında mutlaka istenen bu belgeyi almaları gerekmektedir. Transkriptte yer alan ders bilgileri, not ortalamaları ve genel akademik not ortalaması öğrencilerin yüksek lisans programlarına kabul edilmeleri için önem taşımaktadır.
Liste halinde transkript belgesinin kullanıldığı yerler:
E- devlet üzerinden işlem yapabilmek için öncelikle e- devlet şifresinin alınması gerekmektedir. E- devlet sistemi için şifre alındıktan sonra Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası ve şifre kullanılarak sisteme giriş yapılmalıdır. Bu sistem üzerinde transkript belgesi sorgulamanın yanı sıra pek çok farklı işlem de gerçekleştirilebilmektedir. Böylece vatandaşların kurumların binalarına giderek işlem yapmak için sıra beklemelerine gerek kalmamaktadır.
Not döküm belgesini alabilmek için e- devlet internet sitesinde yer alan arama çubuğu bölümüne “Transkript Sorgulama” yazılmalıdır. Arama tuşuna basıldıktan sonra bu hizmeti güncel olarak veren üniversitelerin listesi ekrana yansımaktadır. Kişinin belgeyi almak istediği üniversite listede var ise (şu an için; Ankara, Ahmet Yesevi, Bayburt, Erzurum Teknik Üniversiteleri) o üniversitenin hizmet sayfasını seçmelidir.
Gelen sayfada yapılan bilgilendirmeler okunduktan sonra “Yukarıdaki bilgilendirme yazısını okudum ve kabul ediyorum” seçeneği tıklanarak “devam et” butonuna basılmalıdır. Açılan sayfada alınmak istenen belgenin dili seçildikten sonra “belge oluştur” butonuna basılmalıdır. Kısa bir süre sonra bilgiler oluşturularak kullanıcıların ekranına yansıtılmaktadır. Transkript belgesinin doğruluğu kontrol edildikten sonra sağ üstte bulunan “dosyayı indir” butonuna basarak belge kullanıcı bilgisayarına indirilebilir. Tüm bu işlemlerle e- devlet üzerinden kolay bir şekilde belge elde edilebilir.
Üniversitelerin kendi sistemleri üzerinden belge başvurusu yapacak olan kişilerin yapması gerekenler de benzerdir. Kendilerine ait kullanıcı adı ve şifreleri ile birlikte bilgi sistemlerine giriş yapılmalıdır. Ardından üniversitede eğitim alınan fakülte ve bölüm bilgileri seçilerek transkript belgesi için başvuru işlemi gerçekleştirilebilir. Bu başvurudan sonra üniversitenin öğrenci işleri tarafından belge hazırlanır. Ancak öğrencilerin bizzat kendilerinin üniversiteye giderek belgeyi almaları gerekmektedir.
Transkript Belgesi Nedir?
Bu belge öğrencilerin ve mezunların öğrenim süreleri boyunca aldıkları derslerin bilgilerini içerir. GANO ve YANO gibi önemli not ortalamalarını gösterir. Yarıyıl dönemlerine ayrılmış ve listelenmiş bir şekilde düzenlenir.
Transkript Belgesi E- Devlet Üzerinden Alınabilir mi?
Evet. Günümüzde bu hizmeti veren üniversite sayısı kısıtlı olsa da belgeyi e- devlet üzerinden alabilmek mümkündür. İşbirliğini arttıran üniversite sayısı gün geçtikçe çoğalmaktadır.
Transkript Belgesi Ne İşe Yarar?
Bu belge ile birlikte askerlik tecil işlemleri, iş başvuruları yapılabilmektedir. Öğrencilerin eğitim bursu başvurularını yaparken başarı durumlarını belgelemelerine yardımcı olmaktadır. Akademik kariyer planlaması yapan kişilerin başvuru süreçlerinde gerekli olmaktadır
